Sześć etapów typowej rozmowy negocjacyjnej

Zaraz przedstawię Ci sześć elementów składowych procesu negocjacyjnego. Na początek jedna uwaga: nie w każdych negocjacjach znajdziesz wszystkie sześć elementów i nie zawsze wystąpią one dokładnie w tej kolejności. Ważne jest to, że te etapy przejrzyście pokazują, z czego składa się rozmowa negocjacyjna - i dzięki temu wiesz, jakie umiejętności są Ci potrzebne na każdym kroku.

1. Przygotowanie do negocjacji

Im lepiej się przygotujesz, tym sprawniej i efektywniej przebiegną negocjacje. Z uwagi na naturalną tendencję do lenistwa często zaniedbujemy ten krok, nawet jeżeli zdajemy sobie sprawę z jego wagi. Wielu moich klientów przyznaje, że dopiero po stracie kilkudziesięciu tysięcy złotych zaczęli traktować przygotowanie poważnie.

Wraz ze wzrostem doświadczenia nabieramy szacunku do tego etapu. Przygotowanie to nie tylko analiza liczb - to rozpoznanie drugiej strony, określenie swoich celów i granic, przygotowanie argumentów. To fundament, na którym stoi cała reszta.

2. Budowanie relacji

Ludzie podejmują decyzje w oparciu o emocje. Zdecydowanie lepiej wyjdziesz na negocjacjach, jeżeli nawiążesz dobre stosunki z partnerem. W krajach azjatyckich zanim przejdziesz do rozmów o interesach, mogą minąć nawet kilka dni - na poznawanie kraju, lokalnej kuchni, obyczajów i tradycji partnera.

W polskich realiach biznesowych ten etap trwa krócej, ale jest równie istotny. Kilka minut rozmowy o czymś innym niż transakcja, autentyczne zainteresowanie drugą osobą, wspólna kawa - to wszystko buduje grunt pod trudniejsze rozmowy.

3. Wymiana informacji

Jeżeli na tym etapie potknie Ci się noga, stracisz mnóstwo czasu przy perswazji i ustępstwach. Wymiana informacji to pole do popisu dla dobrego negocjatora. Jeżeli rozegrasz ją mistrzowsko, możliwe, że uda się uniknąć zarówno perswazji, jak i ustępstw.

Chodzi o to, żeby naprawdę zrozumieć, czego druga strona potrzebuje. Nie tylko to, co mówi - ale dlaczego to mówi. Jakie ma obawy, ograniczenia, priorytety. Im więcej wiesz, tym precyzyjniej dobierzesz strategię.

4. Perswazja

Przekonanie partnera, że Twój pogląd na sprawę jest ważniejszy od jego poglądu - to trudna droga. Najważniejsze to zachować cierpliwość, uważnie słuchać i okazywać szacunek. Miej na uwadze, że mając do czynienia z zawodowcami możesz zapomnieć o tanich sztuczkach. Wszelkie podejrzane zachowanie zostanie szybko i dosadnie spacyfikowane.

Skuteczna perswazja opiera się na faktach, logice i zrozumieniu potrzeb drugiej strony. To nie manipulacja - to umiejętność przedstawienia swoich argumentów w sposób, który trafia do partnera.

5. Ustępstwa

Ustępstwa to naturalny element negocjacji. Nie powinny budzić w Tobie uczucia porażki. Trzeba być na to mentalnie przygotowanym, aby ustępować w sposób strategiczny i z klasą.

Każde ustępstwo powinno być przemyślane. Ustępuj powoli, ustępuj mniej z każdym kolejnym krokiem i zawsze oczekuj czegoś w zamian. Ustępstwo bez rewanżu to stracona okazja.

6. Porozumienie

Jeżeli wcześniejsze etapy poszły dobrze, w tym momencie obie strony będą zadowolone z efektu. Jeżeli gdzieś po drodze stwierdzisz, że porozumienie nie jest dla Ciebie dobrą opcją - pamiętaj, że zawsze masz prawo odejść od stołu.

To ostatni element procesu negocjacyjnego, ale de facto często oznacza dopiero początek współpracy z partnerem. Dobre porozumienie to takie, do którego obie strony chcą wrócić.

Jak korzystać z tej mapy

Te sześć etapów to Twój kompas. Przed każdymi negocjacjami zadaj sobie pytanie: na którym etapie jestem? Co powinienem teraz robić? Czy nie przeskakuję kroków?

Najczęstszy błąd, jaki widzę u moich klientów? Przeskakiwanie od razu do ustępstw, z pominięciem budowania relacji i wymiany informacji. A przecież to właśnie te "miękkie" etapy decydują o tym, ile uda Ci się wynegocjować na końcu.

Wiesz już, jakie elementy występują w negocjacjach. Teraz możesz zabrać się za pozyskiwanie bardziej szczegółowej i praktycznej wiedzy na temat każdego z nich. Więcej o poszczególnych etapach znajdziesz w moim zestawieniu technik negocjacyjnych.