Dlaczego ultimatum paraliżuje

Kiedy dostawca stawia ultimatum, pierwszą reakcją jest panika. I to zupełnie naturalne. Zmiana dostawcy drewna to nie zmiana dostawcy długopisów. To problemy z jakością, z terminami, z całym łańcuchem produkcji. Klient wiedział, że szukanie nowego dostawcy zajmie miesiące. A produkcja nie może stać.

Dostawca też to wiedział. I właśnie na tym budował swoją pozycję negocjacyjną. "Nie masz wyboru" - to komunikat, który ma cię zmusić do podpisania bez dyskusji. Problem w tym, że wybór prawie zawsze istnieje. Trzeba go tylko znaleźć.

Co zrobiliśmy zanim usiedliśmy do stołu

Zanim w ogóle zadzwoniłem do dostawcy, zrobiliśmy trzy rzeczy. Każda z nich okazała się istotna.

Po pierwsze - szczegółowy audyt zamówień z ostatnich 24 miesięcy. Chciałem wiedzieć, ile dokładnie drewna kupuje mój klient, jakie gatunki, w jakich ilościach, z jaką sezonowością. Te dane stały się naszym fundamentem.

Po drugie - porównanie cen rynkowych. Sprawdziliśmy stawki w Polsce i za granicą. Okazało się, że podwyżka 23% jest znacząco wyższa niż średni wzrost cen drewna na rynku. Dostawca doliczał sobie solidną marżę ponad realne koszty.

Po trzecie - przygotowanie alternatywnych scenariuszy. Zidentyfikowaliśmy trzech potencjalnych dostawców zastępczych. Nie po to, żeby blefować - ale żeby mieć realną BATNA, czyli najlepszą alternatywę w razie fiaska rozmów.

Rozmowa, która zmieniła reguły gry

Kiedy usiedliśmy do stołu z dostawcą, nie zaczęliśmy od sporu o procenty. Zaczęliśmy od relacji. Od wspólnej historii współpracy. Od tego, ile obrotów dostawca wygenerował dzięki zamówieniom mojego klienta.

Potem położyliśmy na stole dane. Spokojnie, rzeczowo, bez emocji. Pokazaliśmy, że 23% podwyżka nie ma pokrycia w realiach rynkowych. Że rozumiemy presję kosztową, ale oczekujemy uczciwego podejścia.

To jest sedno negocjacji opartych na danych - nie prosisz o łaskę, nie grożysz odejściem. Pokazujesz fakty i dajesz drugiej stronie przestrzeń do podjęcia racjonalnej decyzji.

Rezultat - liczby mówią same za siebie

Po dwóch rundach rozmów osiągnęliśmy wynik, który zaskoczył nawet mnie:

Podwyżka została zredukowana z 23% do 8,5%. To nadal podwyżka - bo koszty surowców rzeczywiście rosły. Ale uczciwa, proporcjonalna do realiów rynkowych.

Wprowadziliśmy kwartalne przeglądy cen w oparciu o indeksy rynkowe. Koniec z arbitralnymi podwyżkami - teraz obie strony opierają się na tych samych danych.

Wydłużyliśmy terminy płatności z 14 do 45 dni. Dla producenta mebli to ogromna różnica w płynności finansowej.

Ustaliliśmy zasady współpracy na kolejne 3 lata. Stabilność, przewidywalność, brak niespodzianek.

457 000 zł w skali roku

Różnica między 23% a 8,5% podwyżki przy wolumenie zamówień mojego klienta to oszczędność 457 000 zł rocznie. Przy zachowaniu ciągłości dostaw, jakości surowca i długoterminowej relacji z dostawcą.

To nie jest magia. To metodyczne przygotowanie, twarde dane i umiejętność prowadzenia rozmowy, w której obie strony mogą wyjść z godnością.

Co z tego wynika dla ciebie

Jeśli twój dostawca stawia ultimatum, nie podejmuj decyzji pod presją. Weź oddech. Zbierz dane. Sprawdź rynek. I dopiero wtedy siadaj do stołu.

Większość firm akceptuje warunki dostawców bez negocjacji - bo brakuje im czasu, danych albo pewności siebie. A tymczasem prawie każda podwyżka ma w sobie przestrzeń do rozmowy. Trzeba ją tylko umieć znaleźć.

Więcej o technikach negocjacyjnych przydatnych w rozmowach z dostawcami znajdziesz w moim zestawieniu technik negocjacyjnych.