Problem, który narasta w ciszy

To jest scenariusz, który widzę w firmach regularnie. Podpisujesz umowę najmu. Przez pierwsze dwa lata wszystko jest w porządku. A potem zaczynają się drobne korekty. Indeksacja o wskaźnik inflacji. Dodatkowa opłata za modernizację części wspólnych. Korekta opłat eksploatacyjnych.

Każda z osobna wydaje się niewielka. Ale po czterech latach sumujesz i okazuje się, że płacisz dwadzieścia-trzydzieści procent więcej niż na starcie. A rynkowe stawki za porównywalne biura wcale nie rosły w takim tempie.

Mój klient był sfrustrowany od kilku miesięcy. Ale nie robił nic, bo był przekonany, że albo musi zaakceptować warunki, albo się wyprowadzić. Nie widział trzeciej opcji. A trzecia opcja brzmiała: usiądź i porozmawiaj.

Przygotowanie - zanim padło pierwsze słowo

Zanim umówiłem spotkanie z właścicielem budynku, zrobiliśmy solidne przygotowanie. Przeanalizowaliśmy warunki rynkowe - stawki za metr kwadratowy w tej okolicy, poziom pustostanów, oferty konkurencyjne.

Okazało się, że poziom pustostanów w biurowcach klasy A w tym mieście wynosił kilkanaście procent. To istotna informacja. Właściciel budynku wolałby renegocjować warunki z obecnym najemcą niż ryzykować pusty lokal przez kilka miesięcy.

Sprawdziliśmy też dokładnie umowę. Każdy punkt, każdą klauzulę, każdy mechanizm indeksacji. Wiedza o tym, co dokładnie podpisałeś, to twoja największa broń w renegocjacjach.

Trzy rozmowy - trzy przesunięcia

Pierwsza rozmowa była sondażowa. Bez ultimatum, bez gróźb. Wyraziliśmy zadowolenie ze współpracy, ale zasygnalizowaliśmy, że aktualne warunki finansowe odbiegają od realiów rynkowych. Poprosiliśmy o spotkanie w sprawie optymalizacji.

Druga rozmowa to były konkrety. Położyliśmy na stole dane rynkowe, porównania stawek, analizę pustostanów. Nie mówiliśmy "dajcie nam taniej". Mówiliśmy "oto, ile kosztuje rynek - dostosujmy naszą umowę do rzeczywistości". To zupełnie inna rozmowa.

Trzecia rozmowa zamknęła temat. Obie strony szukały rozwiązania, które ma sens długoterminowo. I je znalazły.

Rezultat - bez przenosin, z oszczędnościami

Czynsz bazowy obniżony o 12%. Nie dlatego, że groziliśmy odejściem - ale dlatego, że dane pokazywały, iż aktualna stawka przekracza rynek.

Zniżka na opłaty eksploatacyjne w zamian za wydłużenie umowy. Właściciel dostał stabilność i pewność przychodów na kolejne lata. Klient dostał niższe koszty. Klasyczne rozwiązanie, w którym obie strony zyskują.

Elastyczna klauzula wypowiedzenia, która daje klientowi większe bezpieczeństwo. Gdyby warunki rynkowe drastycznie się zmieniły, ma możliwość wyjścia bez wielomiesięcznych kar.

Dlaczego firmy nie renegocjują

Po zakończeniu tego projektu zadałem sobie pytanie: dlaczego tyle firm płaci za dużo za najem, nie próbując nawet porozmawiać? Odpowiedź jest prosta - boją się. Boją się, że wynajmujący się obrazi. Że zaproponuje gorsze warunki. Że powie "nie".

Tymczasem w mojej praktyce widzę co innego. Właściciele nieruchomości komercyjnych to ludzie biznesu. Wolą utrzymać dobrego najemcę po nieco niższej stawce niż szukać nowego przez pół roku. Trzeba im tylko dać powód i dane.

Jeżeli twoja firma ma długoterminowe zobowiązania - najem, umowy z dostawcami, kontrakty serwisowe - to znaczy, że jest przestrzeń do rozmów. Trzeba ją tylko zbadać. A potem usiąść do stołu przygotowanym.

Więcej o negocjacjach cenowych i technikach przydatnych w biznesie znajdziesz w moim zestawieniu technik negocjacyjnych.