Kiedy "inflacja" staje się wymówką

Wzrost cen surowców to realne zjawisko. Nikt tego nie kwestionuje. Ale jest różnica między podwyżką wynikającą z faktycznego wzrostu kosztów a podwyżką, w której dostawca przy okazji powiększa swoją marżę. I właśnie to drugie działo się w przypadku mojego klienta.

Problem polegał na tym, że firma nie miała danych, żeby to zweryfikować. Przyjmowała tłumaczenia dostawcy na wiarę. A dostawca - widząc, że klient nie protestuje - przy każdej okazji doliczał trochę więcej.

To schemat, który widzę w pracy z firmami niezwykle często. Dostawca podnosi ceny. Klient narzeka, ale płaci. Dostawca podnosi znowu. I tak w kółko, aż kwoty zaczynają boleć na tyle, żeby coś z tym zrobić.

Dane zamiast domysłów

Pierwszą rzeczą, którą zrobiliśmy, było sprawdzenie faktycznych kosztów surowców na rynku światowym. Ceny polietylenu, kartonu, folii - podstawowych materiałów opakowaniowych. Porównaliśmy trendy cenowe z ostatnich 24 miesięcy z podwyżkami, które stosował dostawca.

Wynik był wymowny. Surowce podrożały średnio o 11-14%. Dostawca podniósł ceny o 27%. Różnica to jego dodatkowa marża, schowana za hasłem "sytuacja rynkowa".

Następnie porównaliśmy warunki z ofertami konkurencyjnych dostawców opakowań. Wysłaliśmy zapytania do trzech firm. Nie po to, żeby zmieniać dostawcę - zmiana dostawcy opakowań w branży spożywczej to skomplikowany proces ze względu na certyfikaty i normy jakości. Ale po to, żeby mieć twarde dane do rozmowy.

Rozmowa oparta na faktach, nie emocjach

Kiedy usiedliśmy do stołu z dostawcą, nie mówiliśmy "dajcie taniej". Mówiliśmy "popatrzcie na te liczby". Położyliśmy na stole indeksy cen surowców, oferty konkurencji, analizę marż.

Dostawca widział, że tym razem ma do czynienia z przygotowanym klientem. Nie da się bronić podwyżki o 27%, kiedy druga strona pokazuje, że rynek wzrósł o 13%. Liczby nie kłamią.

To jest sedno negocjacji opartych o dane. Nie musisz być agresywny. Nie musisz grozić. Wystarczy, że masz fakty i potrafisz je spokojnie przedstawić. Druga strona sama dochodzi do wniosku, że musi się przesunąć.

Rezultat - 417 000 zł rocznie w firmie

Obniżka cen o 19% na kluczowe opakowania. Nie na wszystkie - na te, gdzie marża dostawcy była najbardziej zawyżona. To realistyczne podejście, które dostawca mógł zaakceptować bez poczucia przegranej.

Wynegocjowaliśmy zapasy magazynowe trzymane przez dostawcę bez dodatkowych kosztów dla klienta. To rozwiązanie, o którym wiele firm nie wie - a które radykalnie poprawia logistykę i cash flow.

Dodatkowo uzyskaliśmy opcję przedłużenia umowy z gwarancją ceny na 18 miesięcy. Klient zyskał przewidywalność kosztów. Dostawca zyskał pewność przychodów. Obie strony zadowolone.

Oszczędności? 417 000 zł rocznie. Dostawca nadal zarabia - po prostu uczciwie, a nie na naiwności klienta.

Lekcja dla każdej firmy produkcyjnej

Każda firma, która regularnie kupuje materiały od dostawców, powinna raz na rok zrobić audyt cenowy. Sprawdzić, czy podwyżki mają pokrycie w rynku. Porównać warunki z konkurencją. I usiąść do rozmowy z danymi na stole.

Nie chodzi o to, żeby cisnąć dostawców na najniższe możliwe ceny. Chodzi o to, żeby płacić uczciwie. Uczciwie dla obu stron. A do tego trzeba wiedzieć, ile rzeczy naprawdę kosztują.

Więcej o tym, jak prowadzić negocjacje z dostawcami, znajdziesz w moim zestawieniu technik negocjacyjnych.