Negocjacje mailowe mają jedną zasadniczą różnicę od spotkań na żywo: wszystko zostaje na piśmie. Każde słowo, każda propozycja, każde ustępstwo. Mail negocjacyjny jest jednocześnie narzędziem komunikacji i dokumentem, do którego można wrócić.
Zasada 1: Jeden mail, jeden temat
Mail z trzema różnymi pytaniami dostanie odpowiedź na jedno. Lub na żadne. Albo na to, które jest najwygodniejsze dla drugiej strony.
Każdy mail negocjacyjny powinien mieć jeden główny przekaz i jedno pytanie na końcu. Jeśli masz trzy tematy do omówienia, wyślij trzy maile. Albo lepiej – umów się na rozmowę.
Zasada 2: Kontroluj tempo odpowiedzi
Szybka odpowiedź sygnalizuje pilność, zaangażowanie, a czasem desperację. Wolna odpowiedź sygnalizuje przemyślaność, dystans i alternatywy.
Na maile informacyjne odpowiadaj w ciągu kilku godzin. Na propozycje cenowe – po 24–48 godzinach. Na ultimatum – daj sobie minimum dobę. Nawet jeśli znasz odpowiedź od razu.
Zasada 3: Nigdy nie pisz pod wpływem emocji
Dostałeś maila, który Cię zdenerwował? Napisz odpowiedź. Przeczytaj ją. Usuń. Następnego dnia napisz nową. Mail wysłany w złości zostaje na zawsze i może być użyty przeciwko Tobie.
Dobrze napisany mail negocjacyjny jest chłodny, rzeczowy i profesjonalny. Nawet jeśli w środku kipiesz.
Zasada 4: Używaj konkretnych liczb
„Oczekujemy lepszych warunków” – to nic nie mówi. „Proponujemy 73 500 zł netto z 60-dniowym terminem płatności” – to konkretna propozycja, na którą można odpowiedzieć.
Precyzja w mailu jest ważniejsza niż w rozmowie, bo nie masz szansy doprecyzować w czasie rzeczywistym.
Przeczytaj też: Negocjacje telefoniczne – jak prowadzić rozmowy
Techniki negocjacji przez telefon – kolejny kanał z własnymi regułami gry.
Zasada 5: Kończ pytaniem
Każdy mail negocjacyjny powinien kończyć się pytaniem lub prośbą o konkretną reakcję. „Czy ta propozycja jest do zaakceptowania?” „Kiedy możemy porozmawiać o szczegółach?” „Proszę o odpowiedź do piątku”.
Mail bez pytania na końcu to mail, który łatwo zignorować.
Zasada 6: Czytaj między wierszami
W mailu ludzie piszą więcej, niż zamierzają. Długi akapit uzasadniający odrzucenie propozycji oznacza, że czują się niezręcznie z odmową. Krótka odpowiedź „Nie, dziękuję” oznacza pewność siebie. Wiele pytań dodatkowych oznacza zainteresowanie.
Zasada 7: Zostawiaj sobie pole do wycofania
„To nasza ostateczna oferta” napisane w mailu jest trudne do wycofania. „Na tym etapie najlepsza propozycja, jaką możemy złożyć..”. zostawia furtkę. W mailu każde słowo jest na papierze. Unikaj sformułowań, które zamykają drogę do dalszych negocjacji.
Zasada 8: Wiedz, kiedy przenieść rozmowę na spotkanie
Nie wszystko da się wynegocjować mailem. Gdy rozmowa staje się złożona, gdy emocje rosną, gdy jest zbyt wiele zmiennych – zaproponuj spotkanie lub rozmowę telefoniczną.
„Widzę, że temat jest złożony. Proponuję 30-minutową rozmowę w tym tygodniu, żebyśmy mogli omówić szczegóły. Kiedy Państwu pasuje?”
Mail jest narzędziem. Jak każde narzędzie, działa najlepiej, gdy używasz go do właściwych rzeczy.
Powiązany artykuł: Jak negocjować z klientem
Praktyczne techniki negocjacji z klientami w każdej branży.
